Podnikat je velká výzva. Kromě klíčových problémů souvisejících s hlavní oblastí jeho činnosti byste měli zvážit také otázky, jako je správná správa dokumentace. Dobu uchovávání spisů upravují podrobná zákonná ustanovení. Pokud je firma na trhu úspěšná, může jejich archivace vyžadovat systematičtější přístup. V takové situaci je dobrým řešením obrátit se na služby profesionála. Uspořádání dokumentace a její uložení mimo sídlo společnosti efektivně optimalizuje chod společnosti.

Co je archivace souborů?

Profesionální archivace dokumentů probíhá v několika fázích. Zpočátku jsou soubory zařazeny do kategorií A nebo B. Zpracovávají se zařazením do konkrétní tematické skupiny. Poté jsou dokumenty uspořádány chronologicky a tematicky a umístěny do krabic, pořadačů nebo kartoték. Spisy se označují umístěním názvu provozovny a jednotky, značkou a názvem spisů na první stranu nebo reprodukováním názvu spisů v souladu s obsahem spisů. Dále je nutné nastavit dobu uchování dokumentů a vybrat ty, které mají být zlikvidovány. Dokumenty jsou zničeny v souladu s DIN 66399. Likvidace elektronických nosičů dat je v případě potřeby možná. Posledním krokem nutným pro archivaci souborů je přiřadit jim topografii v archivu klienta a poskytnout klientovi všechny potřebné informace o umístění dokumentů. Díky tomu si i nepřipravení lidé zaměstnaní ve firmě v případě potřeby snadno najdou informace, které jsou pro ně důležité.

Proč se vyplatí zvolit archivaci dokumentů?

Profesionální archivační služby mají mnoho výhod. Jejich objednáním můžete snížit náklady až o 30 %. Pečlivým uspořádáním souborů můžete také ušetřit spoustu místa. Tým archivářů je složen z lidí, kteří absolvovali specializační školení 1. a 2. stupně v sekretářce a archivnictví. Na jejich práci dohlíží zástupce integrovaného systému jakosti a bezpečnosti. Specialisté vám mohou pomoci organizovat soubory a také je digitalizovat, což vám umožní vytvářet digitální kopie informací, které lze snadno najít a reprodukovat odkudkoli. Všichni zaměstnanci mají čistý trestní rejstřík a jsou vázáni mlčenlivostí, takže jim můžete zcela důvěřovat. Dokumenty jsou archivovány v souladu s nařízením EU o ochraně osobních údajů, konkrétně GDPR, a dalšími podrobnými ustanoveními polského práva. V případě důvěrných informací je dodržování velmi důležité. Pro zlepšení fungování vašeho podnikání se vyplatí takovou službu objednat. Archivace dokumentů na ekoakta.pl dodržuje jasné a srozumitelné postupy.

Vnější materiál

Grafika: freepik.com