Česká republika je pro investory obzvláště povzbuzujícím trhem. Při úvahách o expanzi do této země a otevření kanceláře je třeba mít na paměti předpisy týkající se zaměstnávání zaměstnanců.

Fáze zpracování informací

V procesu náboru zaměstnanců je v zájmu společnosti rozlišovat mezi typem informací, které lze od kandidátů získat během náborového procesu, a informacemi shromážděnými během onboardingu. Obě fáze náboru musí být provedeny v souladu s místními předpisy.

Podle českých předpisů má zaměstnavatel právo vyžadovat od uchazeče pouze informace přímo související s přípravou pracovní smlouvy. Zaměstnavatelé se často ptají, jaké otázky lze a nelze klást. Existují přísná pravidla, která definují, co se v náborovém procesu nesmí.

Tyto pokyny jsou obsaženy v českém zákoně o zaměstnanosti. Podle toho byste se neměli ptát na:

• náboženství, etnický/rasový původ;
• členství v odborech;
• politické nebo náboženské názory.

Zaměstnavatel dále nemůže požadovat informace, které jsou v rozporu s obecnými mravními normami nebo informace nesouvisející s plněním jeho zaměstnavatelské povinnosti.

Je zakázáno klást otázky na:

• rodinný stav, počet dětí a jejich věk;
• pokud je uchazeč kuřák;
• zahájení exekučního nebo konkurzního řízení;
• těhotenství;
• rodinné a majetkové vztahy;
• sexuální orientace.

Při pohovoru je zakázáno žádat o prověření rejstříku trestů. Zaměstnavatel však může od uchazeče požadovat předložení výpisu před podpisem pracovní smlouvy.

V některých případech je možné požádat zaměstnance o aktuální pracovní smlouvu a dobu jejího trvání.

Část informací je získávána prostřednictvím osobního dotazníku, který je vyplněn po úspěšném absolvování náborového procesu. Aby se celý proces náboru zefektivnil, je třeba získat určité informace, než se rozhodnete přejít k dalšímu procesu, kterým je onboarding.

Je však třeba poznamenat, že množství informací požadovaných od uchazečů v této fázi náboru je velmi omezené.

Onboarding – informace a osobní údaje

Po úspěšném ukončení přijímacího řízení je sepsána smlouva, jejímž podpisem dochází k formálnímu uzavření pracovního poměru mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Tento krok vyžaduje, aby zaměstnavatel získal od zaměstnance osobní údaje za účelem provádění veškerých administrativních, interních a externích činností.

Nejčastějšími externími institucemi vyžadujícími osobní údaje a údaje o zaměstnanci jsou finanční úřad, úřad práce, statistický úřad, pojišťovny atd.

K dotazníku je doporučeno připojit informaci o přijetí dotazníku GDPR uchazečem, který musí uchazeč vyplnit a podepsat. Doporučuje se také přiložit životopis.

Často kladené otázky v dotazníku:

• příjmení, jméno, vysokoškolské vzdělání;
• Datum a místo narození;
• stav;
• občanství;
• adresa;
• identifikační číslo (rodné číslo);
• doklady o předchozím zaměstnání;
• školení, certifikace atd.
• zdraví/nemoc (lékařská prohlídka musí být naplánována před prvním dnem práce);
• informace o zdravotním pojištění;
• ukázka soudního záznamu;
• Číslo bankovního účtu;
• daňové přiznání.

Na základě informací poskytnutých uchazečem je možné, i když to není zákonem vyžadováno, mít přístup k osobním spisům zaměstnance. Osobní složky mohou obsahovat informace nezbytné pro vaši práci. Dokumenty lze uchovávat elektronicky nebo v papírové podobě. V případě, že se zaměstnavatel rozhodne vést osobní záznamy, měl by být proces ochrany osobních údajů prováděn zvlášť pečlivě.

Problematika HR v České republice se může zdát komplikovaná, zejména pro společnosti, které v tuzemsku začínají nebo rozšiřují své působení. I když se jedná o mikro nebo malý podnik, je nutné HR procesy vést správně – tím se vyhnete vysokým finančním postihům.

Podporou rozvoje společností působících ve střední a východní Evropě poskytuje KR Group profesionální služby pro usnadnění náboru zaměstnanců společnostmi, které se rozhodnou pro mezinárodní rozvoj. Pokud máte nějaké dotazy týkající se expanze v regionu CEEdoporučujeme, abyste nás kontaktovali.